Każdy list motywacyjny powinien mieć indywidualny charakter, dopasowany do wymogów danej branży, samej firmy oraz stanowiska, o które się starasz. Sporządzając pismo aplikacyjne, należy dostosować je do konkretnej sytuacji, w której składamy podanie – czy jest to odpowiedź na ogłoszenie, czy może list wysłany, mając na dzieję, że dana posada jest w chwili obecnej nieobsadzona.

Głównym zadaniem listu motywacyjnego jest wyróżnienie Twojego CV spośród innych kandydatur, dlatego niezwykle ważną kwestią jest odpowiednie przedstawienie swych umiejętności. Powiązanie ich z potrzebami potencjalnego pracodawcy, a także zapewnienie go o wysokim stopniu naszego zainteresowania danym stanowiskiem. Sporządzając dokument motywacyjny, wykaż pozytywne nastawienie i pewność siebie. Podkreśl dotychczasowe osiągnięcia oraz ich wpływ na Twoją przydatność w pracy.

List motywacyjny ma charakter korespondencji formalnej. Pisząc go, należy kierować się ustalonymi regułami. Najczęściej składa się on z trzech-czterech akapitów,  a jego długość nie przekracza jednej strony formatu A4. Czcionka musi być czytelna, a odstęp między wierszami powinien wynosić 1,25 – 1,5. Ważne, aby forma listu była czytelna. Jego treść powinna być przedstawiona w sposób konkretny i logiczny. Należy unikać powtórzeń, zadbać o poprawność ortograficzną, gramatyczną oraz interpunkcyjną.

List motywacyjny powinieneś rozpocząć oficjalnym zwrotem do adresata – „Szanowny Panie (nazwisko), Szanowna Pani (nazwisko). W przypadku, gdy nie znasz nazwiska osoby, do której kierujesz dokument, możesz posłużyć się zwrotem : „Szanowni Państwo”. We wstępie do listu motywacyjnego należy zawrzeć :
-swoje imię i nazwisko (w lewym górnym rogu),
-miejscowość oraz datę (w prawym górnym rogu),
-dane odbiorcy listu (poniżej nazwiska i daty).

W pierwszym akapicie listu motywacyjnego powinieneś zaznajomić pracodawcę z powodem wysłania aplikacji. Ważne, abyś podał nazwę stanowiska lub stanowisk, o które się ubiegasz, by wykluczyć ryzyko odrzucenia podania z przyczyny nieoznakowania. W kilku wstępnych zdaniach należy zachęcić potencjalnego pracodawcę do dalszego rozpatrywania załączonych dokumentów.

Kolejne akapity listu to „treść właściwa”, w której powinieneś jak najlepiej  zaprezentować swoje umiejętności, kwalifikacje i poprzeć je odpowiednią argumentacją. W dokumentach aplikacyjnych unikaj negatywnych aspektów, starając się za wszelką cenę podkreślać te pozytywne. Istotne jest jednak przedstawianie wyłącznie rzeczywistych kompetencji. „Koloryzowanie” faktów może zostać wykryte przez pracodawcę, co oczywiście zadziała niekorzystnie.

W zakończeniu podziękuj odbiorcy za poświęcony czas i uwagę oraz podaj sposób, w jaki można się z Tobą skontaktować . Warto też raz jeszcze podkreślić swoje zaangażowanie. List motywacyjny kończymy formalnym zwrotem, np. : „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Łączę wyrazy szacunku”. Pamiętaj, że sporządzając wersję papierową,  należy podpisać się odręcznie.